Veel bakkers proberen te sturen op cijfers, maar weten niet goed hoe ze dit precies moeten aanpakken. Graag deel ik wat ervaringen uit mijn adviespraktijk, en aan jou de vraag of het herkenbaar is. Zo ja, dan daag ik je uit om voor de komende maand een belangrijke stap te zetten naar verbetering.
Onduidelijke data delen heeft geen zin
Shutterstock

Wie niet kan delen kan ook niet vermenigvuldigen. Een oud gezegde en velen van jullie zullen die kunnen dromen. Maar toch ben ik van mening dat hier nog veel winst te behalen valt. Die mening baseer ik op de gesprekken van de afgelopen weken, omdat bakkers het graag in 2017 anders en beter willen doen.

Je kunt wel cijfers willen delen, maar als je niet oppast deel je zoveel verkeerde en nietszeggende data dat het nooit te vermenigvuldigen is.

Zo was ik laatst bij een bakker die wekelijks veel tijd spendeerde aan het verzamelen van data en lijsten en die naar de winkels stuurde. Op de vraag of hij wist wat ermee gedaan werd, gaf hij het eerlijke en heldere antwoord: ‘Ik zou het niet weten, maar dan hebben ze het in ieder geval.’ Je zult begrijpen dat dat niet gaat werken. Waarom geven medewerkers data waar ze niet op kunnen sturen, die ongestructureerd is en die zo onder op de stapel komt te liggen?

Advies: Ga eens kritisch na wat de informatie is die je nu met de winkelmedewerkers deelt en of ze dat überhaupt snappen. Aan welke knoppen kunnen zij draaien om beter te kunnen presteren? Of geef je ook data waar ze totaal geen grip op hebben om mee te kunnen sturen? Kies je voor vier of vijf standaard kengetallen of ga je hier per kwartaal in rouleren?
Data omzetten in acties

De juiste volgorde om data echt om te zetten in acties is door te rapporteren, te analyseren en hierop te anticiperen. Het is alleen jammer dat de meeste tijd (en moeite door het ontbreken van inzicht) vaak bij het rapporteren begint. Dus is het analyseren al snel kind van de rekening. Daar zul je toch echt even goed voor moeten gaan zitten. En dan de belangrijkste vervolgstap (anticiperen): hoe zet je data om in acties. Maar als het rapporteren al lastig en tijdrovend is, dan is er minder tijd voor het analyseren, laat staan het anticiperen. Herkenbaar? Zonde van je tijd.

Ook hier weer een voorbeeld uit de praktijk. Een ondernemer in het midden van het land komt wekelijks met een losse excel waarop de kengetallen staan van zijn vestigingen. De landelijke productiviteitsnorm is ‘heilig’, de besteding moet ook boven het landelijk gemiddelde zitten, en anders hebben ‘ze’ het niet goed gedaan. Maar waar is de trend? Dit jaar en vorig jaar? Waarom is een ‘landelijk’ cijfer tot doel verheven? Wat als je in een specifieke buurt van een stad zit en dat gemiddelde nooit gaat halen? Cijfers analyseren en winkels categoriseren is en blijft in veel gevallen maatwerk. Samen zijn we gaan zitten en hebben niet alleen een maatwerkrapport gebouwd maar ook de kengetallen tegen het licht gehouden. En uiteraard, de medewerkers getraind: Niet turen maar sturen!

Advies: Inventariseer eens hoeveel tijd jij kwijt bent aan het rapporteren. En wat doe je met de cijfers? Is deze verhouding bij jou ook scheef? En hoe ‘heilig’ is voor jou de landelijke norm? Durf die eens los te laten en ga op zoek naar het optimale resultaat in plaats van het maximale resultaat. Dat is al een eerste stap in de goede richting.